No âmbito de gestão escolar, uma das épocas mais estressantes do ano para qualquer escola ou faculdade é o período de matrículas para um novo ano acadêmico. Na verdade, esse processo é ainda mais difícil para os alunos e seus pais por causa da burocracia e das muitas idas e vindas até a secretaria para resolver pendências.
Muitas vezes, parece que o processo de matrícula não vai ter fim! Afinal, há tantos formulários que precisam ser preenchidos e autorizações que precisam ser feitas. Até mesmo a captação de novos alunos pode ser comprometida pelas complicações da burocracia.
Mas, fique tranquilo: esse é um grande problema com uma solução simples! Se a sua escola deseja simplificar as matrículas, um software de gestão escolar pode proporcionar uma experiência rápida, intuitiva e completa para matrículas em um sistema online.
No artigo a seguir, você vai conhecer com mais detalhes como um software de gestão escolar pode otimizar incrivelmente a experiência da escola, dos pais e dos alunos durante a temporada de matrículas.
Boa leitura!
Os desafios do processo de matrículas
O período entre os meses de setembro a março é crítico para o sucesso financeiro de escolas particulares, mas representa também uma época de incertezas e instabilidade.
É preciso garantir que tudo esteja funcionando perfeitamente: criar roteiros simples para processar novas matrículas e rematrículas, investir em campanhas de marketing para prospectar novos alunos, organizar a estrutura escolar para atender (e encantar!) os pais, pensar em novas formas de diminuir a inadimplência desde a matrícula… Como o volume de demandas é muito alto, pode ser complicado — ou até impossível — atender todas elas.
Um dos fatores que mais causa congestionamento no processo de matrículas e que dificulta consideravelmente o trabalho de gestores e tesoureiros de escolas é a burocracia. O brasileiro já está, de certa forma, acostumado com a burocracia, mas isso não dilui a sua capacidade de causar prejuízos e dificultar os processos.
Para os pais e alunos a burocracia é um fator que compromete ainda mais a visão que eles têm sobre a escola. Históricos escolares, atas de conselhos de classe, formulários de autorização são apenas parte do problema. Quando chega o momento de lidar com pagamentos de mensalidades e matrículas é que as coisas ficam complicadas.
Esquecer um documento e ter que voltar até a secretaria no dia seguinte é algo comum e extremamente irritante. Por isso, eliminar a burocracia e simplificar os processos escolares é essencial para deixar os pais felizes e aumentar a produtividade.
A captação de novas matrículas depende, em grande medida, da facilidade e rapidez do processo. Por isso, é muito importante criar uma rotina de matrícula simples e intuitiva. Sendo assim, um software de gestão escolar pode ser a resposta para esse problema, como você confere nos tópicos a seguir.
Sua rotina com um software de gestão escolar
Menos burocracia
Normalmente, o processo de matrícula requer muitas horas e uma quantidade igual de trabalho árduo dos profissionais trabalhando nas escolas (secretários, contadores, diretores e professores, entre outros). Além disso, é preciso levar em conta os custos dessas horas de trabalho e somá-las ao peso da burocracia.
Depois que as famílias fornecem informações a respeito de seus filhos para a escola, os administradores precisam tomar certas medidas para garantir que os dados foram armazenados de maneira segura. Contudo, este é um processo composto de várias etapas.
É por isso que as escolas precisam buscar novas soluções tecnológicas e usar essas soluções para reduzir e os processos e etapas de matrícula. Isso ajuda a economizar uma quantidade significativa de tempo e dinheiro e reduz muito o estresse associado às matrículas.
Economia de recursos
Quando uma escola automatiza o seu sistema de admissão e matrícula, isso pode ajudar a poupar muito dinheiro e tempo também.
O uso de um software de gestão para matricular seus alunos pela internet pode economizar muito dinheiro com papel, correspondência e impressão — e você pode usar esse dinheiro para investir em outras necessidades mais importantes para a sua escola ou faculdade.
Um sistema de gestão escolar pode ter resultados ainda melhores no que diz respeito a diminuir erros. Quando uma escola automatiza os processos de matrícula, ela ganha precisão no que diz respeito à segurança dos dados fornecidos no processo de matrícula.
Com informações corretas à disposição, as entidades reduzem drasticamente seus problemas relacionados à interpretação de documentos de registro que tenham informações importantes sobre seus alunos, situações que podem até mesmo gerar problemas judiciais.
Agilizando os processos na gestão escolar
Quando um sistema de gestão escolar é utilizado para as matrículas, a escola pode trocar facilmente informações com outras escolas que também usam esses softwares, permitindo transferir rapidamente dados como histórico escolar, observações sobre o aluno e informações de contato para serem usadas em emergências.
Os pais também podem evitar a burocracia e enviar vários documentos importantes através do software de gestão escolar, quando e onde for conveniente para eles. Ou seja, eles podem utilizar até mesmo seus smartphones para fazer o upload desses dados.
Assim, como a escola já possui esses dados em formato digital, é mais fácil para os membros da equipe conduzir análises com mais facilidade do que antes. Eles também são capazes de obter estatísticas e gráficos detalhados sobre esses dados, o que significa que se torna mais fácil planejar e tomar decisões.
Gestão de dados dos processos de matrícula e rematrícula
Normalmente, as informações necessárias nessas etapas podem ser diferentes de uma escola para outra. Desse modo, pode incluir informações relacionadas aos pais ou responsáveis, formulários de divulgação de mídia, informações de contato em caso de emergência e políticas de acesso à tecnologia, para citar alguns.
Os estabelecimentos de ensino também podem ter que monitorar informações importantes relacionadas à saúde de seus alunos. Isso pode incluir dados como resultados de exames físicos, informações de vacinação, dados odontológicos, entre outros. Além disso, pode ser necessário coletar informações médicas depois que o processo de matrícula for concluído, como formulários de liberação para programas esportivos ou excursões.
É por isso que, em tais situações, se as informações de uma escola desaparecem ou estão desatualizadas, isso pode representar problemas sérios para todos. Pode haver riscos de segurança em tais casos e a ameaça de exposição legal não pode ser descartada.
É nesse ponto que o uso de um software de gestão escolar pode ser tão necessário. Os pais poderão fazer o upload de todos os documentos importantes em um instante e atualizar registros e dados quando e como desejarem. Tudo isso significa que os dados permanecem atualizados o tempo todo.
Traga a sua escola para o século XXI! Invista num sistema de gestão escolar realmente eficiente, elimine a burocracia e torne o processo de matrícula muito mais simples.
